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- ¿Qué ventajas ofrecen los documentos electrónicos a las empresas en comparación con los documentos en papel??
- ¿Qué es un sistema de archivos digital??
- ¿Cuál es la importancia de los registros electrónicos??
- ¿Cuáles son las ventajas de utilizar registros computarizados en lugar de archivos en papel??
- ¿Cuáles cree que habrían sido los beneficios de tener una base de datos electrónica organizada de documentos en formato PDF??
- ¿Cuál es la ventaja de compartir documentos sobre el envío de archivos por correo electrónico a los colaboradores??
- ¿Cuál es la ventaja de una red y el uso compartido de archivos??
¿Qué ventajas ofrecen los documentos electrónicos a las empresas en comparación con los documentos en papel??
Los documentos electrónicos tienen dos grandes ventajas: facilidad de recuperación y acceso. A diferencia de los archivos en papel que se deben buscar manualmente y, a menudo, en la memoria, los archivos electrónicos se pueden recuperar utilizando palabras clave incluidas en el nombre del archivo o en el contenido, sin importar dónde se encuentre el documento.
¿Qué es un sistema de archivos digital??
Un sistema de archivo digital, como es de esperar, sirve principalmente para convertir sus sistemas de archivo más tradicionales, como archivadores y pilas de carpetas, a un formato digital que facilita la búsqueda y el almacenamiento de documentos.
¿Cuál es la importancia de los registros electrónicos??
Con los registros digitales, todos los documentos están listos para su revisión en todo momento, y los auditores pueden clasificar, revisar y buscar registros rápidamente para encontrar la información exacta necesaria. Con menos tiempo dedicado a la auditoría, los costos disminuyen y el equipo de mantenimiento de registros puede dedicar más tiempo a documentar nuevos registros en lugar de rastrear los antiguos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar registros computarizados en lugar de archivos en papel??
Tener todos sus documentos en línea facilita el acceso a los empleados remotos. También significa que su equipo podrá encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan cuando están en movimiento o fuera de la oficina. El mantenimiento de registros electrónicos le permite almacenar todo lo que sus empleados necesitan en la nube en lugar de archivadores.
¿Cuáles cree que habrían sido los beneficios de tener una base de datos electrónica organizada de documentos en formato PDF??
El almacenamiento de documentos como archivos electrónicos en un EDRMS puede reducir en gran medida la cantidad de espacio de almacenamiento necesario para los documentos en papel. Muchas organizaciones deben mantener ciertos tipos de documentos en papel por razones legales, pero ahora pueden trasladarse a una ubicación menos costosa y menos valiosa.
¿Cuál es la ventaja de compartir documentos sobre el envío de archivos por correo electrónico a los colaboradores??
Colaboración: compartir archivos por correo electrónico permite que varias personas trabajen juntas en proyectos, con cadenas de correo electrónico que presentan un flujo de comunicación entre varias personas, brindándoles acceso a los mismos archivos e información.
¿Cuál es la ventaja de una red y el uso compartido de archivos??
Ventajas de las redes informáticas
Uso compartido de archivos: puede compartir fácilmente datos entre diferentes usuarios o acceder a ellos de forma remota si los mantiene en otros dispositivos conectados. Uso compartido de recursos: el uso de dispositivos periféricos conectados a la red, como impresoras, escáneres y fotocopiadoras, o el uso compartido de software entre varios usuarios, ahorra dinero.
